Stuur nooit meer dan twee aanmaningen

Hoeveel aanmaningen moet u versturen om klanten te herinneren aan betaling? Sommige bedrijven sturen tot wel vijf aanmaningen, maar de effectiviteit ligt juist in het beperken van het aantal aanmaningen tot twee. Maar waarom?

Uit ervaring blijkt dat de meeste reacties volgen na de eerste en laatste aanmaning. Sommige klanten betalen pas nadat ze zijn herinnerd, terwijl anderen pas actie ondernemen bij de laatste herinnering, wanneer kosten en rente dreigen. Sommige bedrijven lijken een strategie te hebben om zo laat mogelijk te betalen, maar betekent dit dat u hierin moet meegaan?

1. Bel alleen uw belangrijkste klanten

Effectief debiteurenbeheer omvat niet alleen aanmaningen per e-mail en brief, maar ook telefonische interventies. Hoewel bellen duur is en niet altijd populair bij medewerkers, kan het zeer efficiënt zijn. Telefonisch contact geeft onmiddellijke reacties en een getrainde medewerker kan snel achterhalen waarom een klant niet betaalt en daarop de incassostrategie afstemmen. De 80-20-regel, waarbij 80% van de bedragen wordt gedragen door 20% van de debiteuren, kan u helpen te focussen op de belangrijkste klanten.

Tip! Vraag altijd een kredietrapport op en voorkom daarmee wanbetalers.

2. Beperk u tot twee aanmaningen

Snel handelen is cruciaal in een effectief debiteurentraject. Openstaande facturen moeten niet onbehandeld blijven. Als u afspraken heeft gemaakt met een debiteur, handel er dan direct naar. Een snelle opvolging is essentieel voor het succes van uw incasso. Hieruit blijkt dat vijf rappelbrieven overbodig zijn. Stuur slechts twee brieven: de eerste en de laatste. Dat is meer dan genoeg.

Klant kreeg voldoende kansen

Met een factuur, telefonische gesprekken en twee aanmaningen heeft uw klant voldoende kansen gehad om te betalen. Bedrijven rekenen vaak geen kosten en rente, wat resulteert in hoge incassokosten voor u. Wees niet langer de speelbal van uw klanten. Besteed openstaande facturen altijd binnen 90 dagen uit aan een externe partij om uw geloofwaardigheid te behouden.

U kunt kosten laag houden door interne en externe processen te koppelen. Het incassobureau kan voortbouwen op de escalatie die u in uw aanmaningstraject integreert. Dit bespaart tijd en moeite, en uw incassopartner kan doorgaan met de escalatie, bijvoorbeeld door een deurwaarder of advocaat in te schakelen.

Wat u nog moet weten over uw incassotraject

De hoogste escalatie is naar de rechtbank gaan. Advocaten willen zich vaak indekken met aangetekende brieven, maar dit blijkt in de praktijk overbodig. Een goed bijgehouden CRM-systeem met bewijs van voldoende ondernomen acties volstaat. De combinatie van intern en extern traject via uw incassopartner biedt voldoende bewijs voor de rechtbank, zonder de noodzaak van aangetekende brieven.