Hoe wanbetaling voorkomen kan worden.

Helaas zijn er veel bedrijven die last hebben van wanbetalers. Het overgrote deel van de facturen worden te laat betaald en sommige worden helemaal niet betaald. Dit is erg vervelend voor uw bedrijf. Lees daarom onderstaande tekst goed door om schade te beperken.

1. Doe vooraf een kredietcheck
De eerste en beste manier om wanbetaling te voorkomen is het doen van een kredietcheck die u van tevoren doet. Op deze manier ziet u snel wie uw klanten zijn, op welke manier ze betalen en hoe sterk hun financiële positie is. Vervolgens kunt u een goede beslissing nemen en bepalen welke maatregelen u neemt. Klanten met slecht betalingsgedrag vooraf laten betalen is een maatregel die u kunt nemen.

2. Neem contact op met de klant voor de betaaltermijn verstreken is
U doet er goed aan om de klant alvast te bellen voor de betaaltermijn verstrek is. Dit is veel effectiever, omdat u de klant daardoor een stap voor bent. Zo kunt u vragen of de factuur goed ontvangen is en of de gegevens kloppen. Op deze manier biedt u extra service, maar is er ook het gewenste contactmoment. Doordat u contact hebt gelegd is de kans groot dat uw klant u sneller zal onthouden en dat u niet onderaan de stapel komt te liggen.

3. Incasseer telefonisch
Neem bij voorkeur telefonisch contact op met de klant, zodat u minder snel genegeerd wordt. Dit werkt daarom makkelijker dan het versturen van aanmaningen of het attenderen op een openstaande vordering per mail of post. Zorg er wel voor dat u vriendelijk blijft en de klant niet verliest. Wees daarnaast zorgvuldig in de omgang met debiteurensmoesjes en tegenstribbelingen

4. Maak uw aanmaning onderscheidend
Mensen vinden het geen fijn gevoel om een aanmaning te ontvangen, omdat hiermee het wanbedrag bevestigd wordt. Het is wel de bedoeling dat een (structurele) wanbetaler onder de indruk is en niet continu dezelfde aanmaning krijgt. Zorg er daarom voor dat u de aanmaning goed afstemt op de persoon of het bedrijf waar u de brief naartoe stuurt. Maak uw aanmaning daarom persoonlijk en onderscheidend en speel in op het gevoel van de lezer.

5. Leg afspraken vast
Zodra u de aanmaning verstuurd heeft moet u zorgen voor duidelijke, schriftelijke afspraken over de betalingsregeling. Vermeld hierbij ook meteen welke sancties er opgelegd worden indien deze afspraken niet nagekomen worden. Hierbij kunt u denken aan de inschakeling van een deurwaarder. Telefonisch contact opnemen met de wanbetaler kan er misschien voor zorgen dat de druk extra wordt opgevoerd.

6. Factureer in gedeelten
Wanbetaling kan soms voorkomen worden door een grote of langlopende opdracht te factureren in gedeelten. Op deze manier krijgt u in ieder geval de beschikking over een gedeelte van het geld en kan er tegelijkertijd gekeken worden naar het betalingsgedrag van de klant. Daarnaast kunt u, in geval van wanbetaling, ervoor kiezen om volgende leveringen tijdelijk te stoppen of te vertragen. Zo weet de klant wat hem te doen staat en dat hij op tijd moet betalen.

7. Factureer op tijd
Zorg ervoor dat u de factuur op tijd de deur uit doet. Het komt namelijk geregeld voor dat klanten wel willen betalen, maar dit niet kunnen. Simpelweg, omdat zij de factuur nog niet hebben ontvangen. Door bij het afronden van de deal meteen de factuur te versturen laat u ook zien dat u de betaling serieus neemt. U voorkomt hiermee dat de oorzaak van wanbetaling bij uzelf ligt. Voorkom daarnaast fouten op de factuur en zorg voor duidelijke afspraken wat u gaat doen indien de klant niet betaald.

8. De factuur uitbesteden
Het komt veel voor dat bedrijven geen zin of tijd hebben om facturen op te stellen. U kunt er daarom voor kiezen om de facturatie uit te besteden.

9. Stuur een ingebrekestelling
Stuur een ingebrekestelling indien uw klant na 45 dagen nog steeds niet betaald heeft. Vermeld daarin duidelijk wanneer u de zaak overdraagt aan een incassobureau of deurwaarder en dat de kosten voor rekening van de klant zijn. Veel wanbetalers worden al bang van het woord ‘deurwaarder’ of ‘incassobureau’ en maken ineens snel het geld over. U kunt er ook voor kiezen om alvast het bedrag van de eerste aanmaning te vertonen op de eerste factuur. Hier schrikken mensen vaak van, waardoor ze het laten om te laat te betalen.